CRM voor vastgoedbeheer: wat zijn de voor- en nadelen van een digitaal dossier?

Als vastgoedbeheerder heeft u vaak te maken met meerdere leveranciers, waarmee u allemaal aparte afspraken mee heeft gemaakt. Afspraken die vaak wel zijn vastgelegd, maar waarvan de documenten niet centraal zijn opgeslagen. In mailtjes, op papier of in aparte mappen. Vaak is deze informatie er wel binnen uw bedrijf of organisatie, maar zit deze in het hoofd van één medewerker. Daarmee bent u als beheerder kwetsbaar en is het vaak inefficiënt werken, omdat u veel tijd kwijt bent aan het zoeken naar de documenten of de geschiedenis met een leverancier.

Een CRM-systeem als hulpmiddel voor vastgoedbeheer

De afkorting CRM staat voor Customer Relationship Management. Deze software wordt gebruikt om gegevens en correspondentie met uw klanten (of leveranciers) centraal op te slaan en te gebruiken. Met deze data beschikt u altijd en overal over accurate en actuele informatie van uw relaties, wat bijdraagt aan een beter resultaat. Ook voor vastgoedbeheer bestaan CRM-systemen.

Wanneer is een CRM systeem voor vastgoedbeheer interessant?

Bij de verkoop van een pand.
Met een CRM systeem voor vastgoed heeft met één druk op de knop alle informatie beschikbaar van uw leveranciers en de historie.

Om actueel inzicht in uw gebouwen te hebben.
Met een CRM systeem voor vastgoedbeheer heeft u altijd en overal de beschikking over de actuele status van uw gebouwen. Omdat deze informatie centraal wordt opgeslagen, heeft altijd de meest actuele status bij de hand.

Voor statusoverzichten van storingen.
Meldingen, statusoverzichten van storingen en rapporten vindt u op één plaats. Informatie die niet alleen door u te benaderen is, maar ook door uw leveranciers. Dat werkt veel sneller en efficiënter.

Bij calamiteiten, zoals brand of schade.
U wilt er liever niet aan denken, maar het kan gebeuren: schade of brand. Dan is het extra belangrijk om relevante documenten snel in te kunnen zien. Het voordeel van een CRM-systeem is dat het digitaal en in de cloud is. Daarmee zijn uw gegevens veilig opgeslagen, ook in het geval van een calamiteit.

Uit welke onderdelen bestaat een systeem voor vastgoedbeheer?

Een goed CRM-systeem voor vastgoedbeheer bestaat uit de volgende onderdelen:

Contactgegevens van contactpersonen en bedrijven;.
Module voor de opvolging en afhandeling van meldingen en storingen;
Een centrale plek voor contracten en overeenkomsten, zoals de looptijd ervan en reminders wanneer een contract verlengd moet worden;
Digitale tekeningen van panden en gebouwen;
Documenten zoals contracten, meetcertificaten, onderhoudsrapportages, (lift)keuringen, taxatierapporten etc.

Wat kunt u met een CRM-systeem voor gebouwenbeheer doen?

Met een CRM-systeem kunt u uw vastgoed beter en efficiënter beheren. U heeft alle informatie op één plaats, zodat u snel en gericht alle informatie over uw panden en bijbehorende leveranciers kunt vinden. Ook kunt u proactief zaken signaleren, zoals bij het aflopen van contracten of als voorbereiding voor gesprekken met uw leverancier. Met één druk op de knop weet u precies welke zaken er in een periode hebben afgespeeld. En het bedrijf is minder kwetsbaar, doordat alle informatie niet alleen meer in het hoofd van de gebouwenbeheer zit, maar ook online staat.

Waar moet u rekening mee houden?

Om met een CRM-systeem voor gebouwenbeheer aan de slag te gaan, moet u rekening houden met het volgende:

U moet iemand verantwoordelijk maken die ervoor zorgt dat alle gegevens actueel en up-to-date zijn, zoals plattegronden, tekeningen en elementen, maar ook gegevens van (onder)aannemers en huurders. Bij het inventariseren en scannen kan NBIS u helpen. U kunt er ook voor kiezen om deze informatie zelf gefaseerd in een CRM-systeem te zetten.
Deze verantwoordelijke moet de gegevens controleren.
Andere partijen, zoals huurders, leveranciers en (onder)aannemers moeten bereid zijn om samen te werken met één systeem.
Alle partijen en belanghebbenden moeten transparant werken. Om succesvol en efficiënt samen te werken, is het noodzakelijk om informatie te delen.

Wanneer u kiest voor NBIS, dan beschikt u automatisch over een CRM-module voor gebouwenbeheerders. Da’s wel zo handig.