Planmatig onderhoud bij gebouwenbeheer: maak het uzelf makkelijk!

Het is zover: u heeft een MeerjarenOnderhoudsPlanning (MJOP) op laten stellen. Of een MeerjarenOnderhoudsPrognose, want dat is het eigenlijk. Nadat de MJOP is opgesteld kunt u voor de komende periode een operationeel plan maken. Daarvoor heeft u nog wel input nodig vanuit de praktijk. Bijvoorbeeld wat de wensen van de gebruikers zijn. Of wanneer het uw ambitie is om te verduurzamen, zodat bepaalde vervangingen naar voren worden gehaald ten koste van geplande werkzaamheden. Of wat de kostprijzen van elementen waarmee u gaat rekenen. Hoe gaat u om met deze flexibele factoren voor planmatig onderhoud, waar u niet altijd grip op heeft?

Problemen bij planmatig onderhoud voor gebouwenbeheerders

Als gebouwenbeheerder is het soms lastig om planmatig onderhoud in te schatten. Of om adequaat te reageren bij calamiteiten, zoals bij schade, brand, herstel- en spoedvervangingen.
Problemen die bij planmatig onderhoud van gebouwen vaak voorkomen zijn:  

• Hoe lang is het gebouw nog verhuurd/looptijd contracten?
  Vaak liggen waardevolle documenten verspreid op meerdere plekken. En nog vaker zijn ze niet digitaal. Dan is het lastig om (snel) te weten te komen wat de looptijd van een contract is.   
• Geen controle op geleverd werk en facturatie
  Door de grote hoeveelheid (toe)leveranciers is het soms al lastig te weten te komen wie welke werkzaamheden heeft gedaan. En hoe weet u eigenlijk wat er gedaan is?
• Geen terugkoppeling en contacthistorie van onderaannemers
  Vaak ziet een gebouwenbeheerder pas welke werkzaamheden verricht zijn, als de factuur hiervoor binnenkomt. En dat is vaak te laat om terugkoppeling te geven aan eventuele huurders.
• Geen overzicht verschillende leveranciers.
  Ieder heeft zijn specialisme. Maar hoe zat het nou bij uw gebouwen? Werkt u met één leverancier die alles doet, of heeft u meerdere leveranciers voor specialistisch werk? En weet u wie u waarvoor inschakelt?
  Wanneer is onderhoud nodig aan uw pand?
  Natuurlijk kunt u reactief te werk gaan. Maar dat kost u veel tijd en daarmee heeft u weinig grip.
• Tot welke datum heeft u nog contracten lopen met de onderaannemer?
  Stel dat u niet tevreden bent en op zoek gaat naar een alternatieve onderaannemer. Of u wilt juist met de huidige verder, maar wel tegen nieuwe condities. Dan zou het handig zijn als u weet wanneer u om tafel kunt gaan voor een gesprek.
• Status van werkzaamheden bij een melding of een storing
  Gebruikers van uw pand willen weten wat de status is van een melding – of een klacht. En als beheerder wilt u waarschijnlijk ook weten wat de status is van zo’n melding. Het niet nakomen van beloftes of onduidelijkheid over het vervolg, geeft irritatie.

Wilt u weten wat de mogelijke besparingen zijn? Krijg een indicatie met de bespaartool.

Wat zijn de gevolgen wanneer u niet aan planmatig onderhoud doet?

• Inefficiënt werken
  Wanneer een vastgoedbeheerder niet weet wie waarvoor verantwoordelijk is en niet proactief kan handelen bij meerjarig onderhoud, dan kan er niet efficiënt gewerkt worden.
• Geen grip
  Als een beheerder niet beschikt over actuele gegevens en data dan is het lastig om een goed onderhoudsplan op te (laten) stellen.
• Ruis met toeleveranciers
  Wanneer u niet weet wie welke element heeft geleverd en wie verantwoordelijk is bij klachten of service, dan geeft dat veel zoekwerk.
• Geen controle op geldstromen
  Bij Van onderhoudswerkzaamheden wilt u weten wie wanneer welke werkzaamheden heeft verricht. En wat het gekost heeft.
• Geen overzicht van klachten
  Vaak wordt bij meldingen en storingen nog gebruik gemaakt van papierwerk. Vaak ligt dat verspreid op meerdere plaatsen en is het daarmee niet voor iedereen zichtbaar, of vindbaar.
• Geen centrale documentatie van werkzaamheden leveranciers
  Hoe tevreden bent u over een leverancier? En wat is er met zijn prijzen de afgelopen jaren gebeurd? Hoeveel werkzaamheden heeft een leverancier uitgevoerd in de afgelopen periode? Wanneer deze gegevens niet centraal geplaatst zijn, dan wordt het gesprek met de leverancier een stuk lastiger.
• Geen centraal overzicht van status van uw pand
  Vaak beschikken beheerders van vastgoed over informatie van de gebouwen. Maar op verschillende plekken, niet digitaal en zeker niet altijd actueel. Dan is het lastig in te schatten in hoeverre de onderhoudsprognose nog gehaald gaat worden. Of relevant is.
• Werken met actuele data van uw gebouwen op één plek
  NBIS biedt de oplossing om te werken met goed planmatig onderhoud. Daarmee beheert u uw gebouwen  efficiënter en effectiever. Bijvoorbeeld door uw gebouwen digitaal goed in kaart hebben, met een goed overzicht van leveranciers, door te beschikken over de juiste kostprijzen per element en door proactief met uw onderhoud aan de slag te gaan. Dat werkt wel zo gemakkelijk, waardoor u tijd en geld bespaart.
• Gemakkelijk prijzen en offertes vergelijken voor een MJOP
  Met NBIS krijgt u ook de beschikking over een complete database, met daarin de meest voorkomende materialen op bouwkundig- en installatietechnisch gebied. Daarin staan de meest actuele vervangingskosten en de economische levensduur.

Kentallen van elementen

Met onze kentallen van installaties en bouwkundige elementen kunt u eenvoudig de gegevens van uw pand opnemen in NBIS. Dit kunt u per ruimte doen op een moment dat het u uitkomt. Op die manier heeft u snel antwoord op de volgende vragen:

• Wat is de prijs van een element, zoals een deur of een radiator?
• Wat zijn de richtprijzen voor oppervlakten, zoals een meter stucwerk?
• Hoe bereken je eenvoudig de afschrijving?
• Hoe verwerk ik dit op een eenvoudige manier in een MJOP?
• In NBIS kunt u simpel de vraag invoeren of er in de komende periode elementen aan vervanging toe zijn. Het systeem geeft dat aan. De kostprijs vanuit de kentallen zorgen voor een betrouwbare prijsindicatie.