Vastgoed en beheer: meer grip met de juiste data

Bij het beheren van vastgoed kent u vast de nodige uitdagingen. Aan de ene kant worden budgetten voor vastgoedbeheer steeds scherper gesteld en aan de andere kant zijn de gebruikers van vastgoed veeleisender geworden. Ze verwachten bijvoorbeeld relevante informatie van hun beheerder te krijgen en willen weten wat de status is van een storing. Hoe pakt u het vastgoedbeheer vandaag de dag aan? En hoe laat u alle partijen daarbij samenwerken? Lees in dit artikel hoe u meer grip op het beheer van uw vastgoed krijgt.

Vastgoed en beheer: wat is de praktijk?

Het is een terugkerende vraag van veel onderaannemers: beschik ik zelf wel over de tekeningen van mijn pand, liefst digitaal? Vaak worden panden door onderaannemers en andere betrokken partijen opnieuw ingemeten. Dat gebeurt omdat u misschien niet beschikt over de tekeningen en plattegronden, of omdat deze verouderd zijn. Of wanneer de onderaannemer een specifieke vraag heeft die niet in uw gegevens terug te vinden is.

En stel dat u elementen in uw pand wilt gaan vervangen. Dan is het wenselijk dat u weet over welke aantallen u het heeft wanneer u een offerte opvraagt. Of wat de exacte specificaties zijn van een element. Bijvoorbeeld wanneer u verlichtingsarmaturen in uw pand wilt laten vervangen voor LED-verlichting. Weet u dan hoeveel armaturen u in pand heeft, zonder dat u ze eerst moet laten inventariseren? Of laat u de leverancier bepalen hoeveel ervan in uw pand voorkomen? En welke leverancier was dat eigenlijk?

Weet u wanneer u de servicekosten doorbelast heel zeker wat het juiste aantal vierkante meters is?
Heeft u een actuele plattegrond wanneer bijvoorbeeld hulpdiensten u vragen om de vluchtroutes van uw pand in te zien?
En weet u van een klimaatinstallatie de ouderdom, wanneer deze vervangen moet worden en wat de historie van de storingen is?

Regie bij de beheerder of eigenaar van panden

Vragen die wij regelmatig in de praktijk tegenkomen bij het beheer van vastgoed, waardoor het lastig is om vastgoed op een efficiënte manier te beheren. Terwijl een beheerder of eigenaar de spil moet zijn in communicatie, beheerder van gegevens en de regie moet hebben bij aanschaf en vervangingen van installaties en elementen.

Wist u dat u tegenwoordig ook virtueel mee kunt kijken in uw gebouw? Dat bespaart u veel tijd.

Wat zijn de gevolgen van deze werkwijze bij vastgoed en beheer?

Wanneer u niet beschikt over de juiste data en getallen, dan krijgt u te maken met:

Inefficiënt beheer van vastgoed
U moet steeds opnieuw uw pand in laten meten of laten inventariseren. Bovendien weet u niet wat de staat en daarmee waarde is van uw gebouwen. En bij storingen of meldingen is het onduidelijk wie wat doet en wanneer.
Ruis met toeleveranciers
Wanneer u niet weet wie welke element heeft geleverd en wie verantwoordelijk is bij klachten of service, dan geeft dat veel zoekwerk.
Irritatie onderling door gebrekkige communicatie
Gebruikers van uw pand willen weten wat de status is van een melding of een klacht. En als beheerder wilt u waarschijnlijk ook weten wat de status is van zo’n melding. Het niet nakomen van beloftes of onduidelijkheid over het vervolg geeft irritatie.
Verlies van onnodige tijd en daarmee geld
Natuurlijk kunt u ook uw gebouwen op een reactieve manier beheren. U reageert op iedere vraag die gesteld wordt. Maar op die manier worden veel werkzaamheden dubbel verricht en heeft een beheerder geen regie op zijn agenda. Dat kost veel tijd en daarmee geld.
Afhankelijk van anderen bij beheer van uw vastgoed
Wanneer (toe)leveranciers wel actuele gegevens van uw panden hebben, maar uzelf niet, dan kunt u natuurlijk op hun data vertrouwen. Maar wat nu als data van verschillende leveranciers verschillen? En hoe ver gaat uw vertrouwen?
Gevoel om geen grip te hebben op uw panden
Lopen in en rond een gebouw verschaft u veel duidelijkheid. Het zou waardevol zijn als u tegelijkertijd weet wat de status is, over welke afmetingen u praat en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Geen inzicht in kosten die eraan zitten te komen
Om kosten te berekenen heeft u aantallen, prijzen en de status van elementen nodig. Maar zijn deze actueel? En weet u waar u de komende periode rekening mee moet houden?
U kunt minder inkoopvoordelen halen
Wanneer u niet over de juiste gegevens beschikt, dan is het lastiger inkopen.

De ervaring is dat 20 tot 30% van de afgesproken werkzaamheden bij vastgoedonderhoud niet wordt uitgevoerd zoals het is vastgelegd in het contract.

Welke voordelen zou het bieden als iedereen werkt met dezelfde data bij vastgoed en beheer?

Stel. U beschikt over alle noodzakelijke gegevens van uw panden, zoals elementen, afmetingen, kosten, specificaties en storingsmeldingen en historie. En u bepaalt zelf wie deze gegevens in mogen zien en in welke mate. Wat zou u dat op kunnen leveren?

U krijgt dan meer grip op uw vastgoed omdat iedereen met dezelfde gegevens werkt
U kunt een lange termijn visie maken op het gebied van kosten voor uw vastgoed
U heeft in één oogopslag inzicht in de looptijd van uw (huur)contracten
De kosten voor onderhoud worden lager, omdat u weet wat de status is
U bespaart tijd, omdat u niet in de auto hoeft te stappen of opnieuw hoeft in te meten.
Alle meldingen en signaleringen worden centraal afgehandeld.

Ook voor taxaties en in the cloud

Daarnaast kunt u de actuele gegevens van uw pand gebruiken voor beoordelingen en waardetaxaties van uw pand door een makelaar of taxateur. Bovendien heeft u altijd en overal een digitaal dossier van uw gebouwen in het geval van brand of schade.

Overweegt u een pand te verkopen? Met één druk op de knop stelt u de gegevens beschikbaar aan de mogelijke koper.