Als vastgoedbeheerder wilt u zich zoveel mogelijk bezighouden met het beheer van uw gebouwen. Proactief signaleren, korte lijnen om te communiceren en vooral: weten waarover u het heeft. In hoeverre heeft u de regie wanneer problemen met uw vastgoed opgelost moeten worden?
U herkent het vast wel: u heeft huurders die u frequent bellen met de vraag wanneer de storing opgelost is. Of de onderaannemer belt u om ‘even’ mee te komen kijken bij een element in uw gebouw. Of u heeft huurdersoverleg, maar u weet niet hoeveel klachten over uw gebouw er in de afgelopen periode zijn geweest? In dit artikel leest u 3 praktische adviezen waardoor u meer grip krijgt bij storingen en meldingen in uw gebouwen.
Als gebouwenbeheerder wilt u de regie hebben bij een klacht of een storing. Dan moet u kunnen beschikken over alle gegevens. Van uw pand, van de elementen en wat de locatie van de storing is. Overal en altijd. Een veilige en betrouwbare oplossing in de cloud is daarvoor het meest geschikt.
Bovendien moet u weten waar u het over heeft. Om welk element gaat het, om welke aantallen en op welke plaats in uw gebouw? Tegenwoordig kunt u digitaal meekijken in uw pand, zodat u weet waarover u het heeft. Zonder daarvoor onnodige reisuren te moeten maken. Ook is een digitaal overzicht van alle elementen en installaties die in uw pand aanwezig zijn, essentieel om grip te hebben op uw vastgoed.
Zorg dat u de spil bent bij meldingen. U moet weten wie en wanneer een klacht wordt opgelost. Wat de status is, wat de opvolging is en wie erbij betrokken is. Deze informatie kunt u dan proactief delen met gebruikers of huurders van een pand. Dat werkt wel zo snel en gemakkelijk.
NBIS deelt alle meldingen van storingen automatisch wanneer een gebruiker inlogt.
In de praktijk gebeurt het vaak dat er pas wordt geschakeld nadat een storingsmelding is gedaan. Dat zorgt voor ruis, vertraging en geeft onduidelijkheid. Soms ook met een hogere prijs als gevolg. Om snel en adequaat op storingen te reageren, zijn korte lijnen met leveranciers noodzakelijk. Daarbij moet u vooraf hebben nagedacht met welke leverancier u contact opneemt bij een storing. U heeft natuurlijk een veel sterkere onderhandelingspositie wanneer u vooraf afspraken vastlegt, dan wanneer u dat tijdens het probleem nog moet doen. Zorg dat iedere leverancier weet waarvoor hij verantwoordelijk is, en laat de rapportage en vastlegging op een kwalitatieve en uniforme manier gebeuren. Op die manier bespaart u veel tijd en bouwt u aan waardevolle data over uw gebouwen.
Als vastgoedbeheerder of eigenaar van een gebouw wilt u direct en overal alle gegevens in kunnen zien. Op die manier heeft u grip bij het beheer van uw panden, zonder dat u daarbij afhankelijk bent van informatie van leveranciers. Daarvoor bestaat software die specifiek voor vastgoed ontwikkeld is. U kunt daarbij precies zien wie welke storing verholpen heeft en wanneer, tegen welke kosten en hoe vaak een storing bij een bepaald element voorkomt.
U kunt het systeem ook gebruiken om uw onderleveranciers mee te laten werken: zij krijgen ook toegang tot het systeem, waardoor alle informatie op één plaats benaderbaar en aan te passen of aan te vullen is. Op die manier werkt u op een effectieve en transparante manier samen met alle partijen die met uw gebouwen te maken hebben. Bespaar tijd en geld met modern vastgoedbeheer!
